Haushaltsabteilung und Zahlstelle

• Planaufstellung
• Mittelverteilung
• Ausgabenüberwachung/Mittelbewirtschaftung
• Haushaltsabschluss
• Rechnungslegung
• Wirtschaftlichkeitsberechnung
• Ansprüche von Dritten gegen das Land und die Hochschule und Regresse des Landes
• Stellvertretende Kassenaufsichtsbeamte für die Zahlstelle sowie zwei Geldannahmestellen
• Stellvertretende Beauftragte für den Haushalt

Vertretung:
Anika Wochner
anika.wochner(at)vw.ph-weingarten.de

• Administrative und haushaltsmäßige Bearbeitung von Drittmittelprojekten diverser Fördermittelgeber und zugewiesenen Zweitmitteln sowie Beratung der Projektverantwortlichen
• Aufsicht über das Kassenwesen mit Prüfung der Zahlstelle und Geldannahmestellen, Umsetzung der Änderungen im Kassenwesen und der Bearbeitung von Anfragen
• Verfasste Studierendenschaft
• Projekte und Sonderaufgaben wie Wahlleitung Hochschulwahlen, Einführung der E-Rechnung und Digitalisierung des Ablaufs, Unterstützung der Haushaltsleitung

Ab 2025:

• Ansprechpartnerin für die Akademie für wissenschaftliche Weiterbildung (AWW) in haushalts- und steuerrechtlichen Fragen
• Steuerangelegenheiten der Hochschule
• Studentische Qualitätssicherungsmittel (QSM)

Vertretung Drittmittel- und Forschungsverwaltung:
Ute Mehner
mehner(at)vw.ph-weingarten.de

Zuständigkeiten:

• Barverkehr (Aus-/ Einzahlungen)
• Tagesabschluss/ Monatsabschluss
• Abrechnung mit den Geldannahmestellen
• Ausstellung von Einkaufsausweisen
• Rechnungsbearbeitung

Vertretung für die Zahlstelle:
Jia-Sin Duan
jia-sin.duan(at)vw.ph-weingarten.de

Vertretung für die Rechnungsbearbeitung:
Heike Machura
machura(at)vw.ph-weingarten.de

Zuständigkeiten (vormittags):

• Rechnungsbearbeitung
• Haushaltsmäßige Abwicklung von Exkursionen (Mitarbeit bei der Kalkulation, Beratung und Abrechnung)
• Buchen von Personalkosten
• Interne Verteilung der Druck-/ Toner-/ Kopierkosten
• Bearbeitung der Lastschriftverfahren
• Mahnwesen
• Abrechnung und Verteilung der Gebühren der Telefonanlage

Vertretung für die Rechnungsbearbeitung:
Sonja Lipp
sonja.lipp(at)vw.ph-weingarten.de

Zuständigkeiten:

• Einnahmebuchhaltung (Drittmittel, Studiengebühren, Verwaltungskosten-/ Studentenwerksbeitrag, Teilnehmerbeiträge für Exkursionen, Tagungen, Fort- und Weiterbildung der Akademie)
• Ausgabebuchhaltung (Drittmittel, Lehraufträge, Gastvorträge, Prüfungsvergütungen, Reisekosten)
• Zahlungsabgleich mit der Landesoberkasse
• Rechnungsbearbeitung
• Schnittstellenbeauftragte zur Landesoberkasse
• Vierteljährliche Hochschulfinanzstatistik
• Mitwirkung bei der jährlichen Hochschulfinanzstatistik

Vertretung:
Carina Dirlewanger
dirlewanger(at)vw.ph-weingarten.de

Zuständigkeiten:

• Interner Haushalt und Jahresabschluss
• Berufungsmittel
• Verwaltung und Buchhaltung des Körperschaftsvermögens
• Mitwirkung bei der Erstellung der Körperschaftssteuererklärung
• Umsatzsteuervoranmeldung/-erklärung
• Buchen von Personalkosten (QSM)
• Führung der Dauerbelegsammlung (digital und papierhaft)
• Mitwirkung bei der Überwachung der Budgets aus Qualitätssicherungsmittel
• Überwachung und Restebildung bei den Repräsentationsausgaben der Hochschule
• Aktualisierung von Webseiteninhalten der Haushaltsabteilung sowie im Personenverzeichnis

Vertretung:
N.N.

Zuständigkeiten:

• Beschaffung von Büromöbel
• Rechnungsbearbeitung
• Inventarverwaltung
• Stipendienauszahlung
• Führung der Kostenstellenliste
• Mitteilungen an die Finanzverwaltung gemäß der Mitteilungsverordnung
• Buchung/Auflösung von Festlegungen
• Zoll-Auktion
• Personalkosten

Vertretung:
Mihaela Mustaca
mustaca(at)ph-weingarten.de

Zuständigkeiten:

• Drittmittel- / Forschungsverwaltung
• Berichtswesen
• Spenden / Sponsoring
• Mehrwertsteuer
• Mitwirkung bei der jährlichen Hochschulfinanzstatistik

Vertretung:
Anika Wochner
Zweit-/Drittmittelverwaltung
anika.wochner(at)vw.ph-weingarten.de

• Administrative und haushaltsmäßige Bearbeitung von Drittmittelprojekten diverser Fördermittelgeber und zugewiesenen Zweitmitteln sowie Beratung der Projektverantwortlichen
• Aufsicht über das Kassenwesen mit Prüfung der Zahlstelle und Geldannahmestellen, Umsetzung der Änderungen im Kassenwesen und der Bearbeitung von Anfragen
• Verfasste Studierendenschaft
• Projekte und Sonderaufgaben wie Wahlleitung Hochschulwahlen, Einführung der E-Rechnung und Digitalisierung des Ablaufs, Unterstützung der Haushaltsleitung

Ab 2025:

• Ansprechpartnerin für die Akademie für wissenschaftliche Weiterbildung (AWW) in haushalts- und steuerrechtlichen Fragen
• Steuerangelegenheiten der Hochschule
• Studentische Qualitätssicherungsmittel (QSM)

Vertretung Drittmittel- und Forschungsverwaltung:
Ute Mehner
mehner(at)vw.ph-weingarten.de

Zuständigkeiten:

• Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren
• Dokumentation und Kommunikation im Vergabewesen
• Begleitung der Fächer und Projekte in Beschaffung und Vergabeverfahren
• Vorübergehende Unterstützung in der Verwaltung und Umsetzung der studentischen Qualitätssicherungsmittel (bis 31.12.2024)

Vertretung:
N.N.

Vorübergehende Zuständigkeiten:

• Steuern
• AWW